結論から言うと、ChatGPTに名刺の画像を渡すと、記載された情報を表の形にまとめてもらえます。

コツは、読み取る項目と出力の形を、最初に指定することです。

画像だけを送ると、文章で説明する形の回答になりやすくなります。

ただし、読み取りの結果には誤りが含まれる場合があります。

名刺は相手の個人情報なので、扱い方にも注意が必要です。

この記事では、名刺をデータ化する手順と、そのまま使える指示文を紹介します。

ChatGPTで名刺を読み取るとできること

ChatGPTに頼めることは、主に次の3つです。

できること 内容
項目ごとの読み取り 会社名・部署・役職・氏名・電話番号・メールアドレスなどを分けて書き出す
表へのまとめ 複数の名刺を、1枚1行の表にまとめる
形式の変換 スプレッドシートに貼り付けやすい形（タブ区切りやCSV）に整える

ChatGPTは名刺の画像を読み、どの文字が氏名でどれが電話番号かを判断して書き出します。

読み取った後の確認は、自分で行う前提で使いましょう。

名刺をデータ化する手順

1. 名刺の画像を用意する

名刺をスマートフォンで撮影します。

明るい場所で、名刺の全体が写るように真上から撮ると、読み取りやすくなります。

文字が小さい名刺は、1枚ずつ大きく写したほうが誤読を減らせます。

2. 読み取る項目を指定して頼む

画像を添付して、読み取る項目を指定します。

指示はこれです。

この名刺から、会社名・部署・役職・氏名・電話番号・メールアドレス・住所を読み取って、表にしてください。読み取れない項目は空欄にしてください。

「読み取れない項目は空欄に」と書くと、推測で埋めた文字が混ざりにくくなります。

3. 複数枚をまとめて読み取る

名刺が何枚かある場合は、まとめて頼むこともできます。

指示はこれです。

添付した名刺を1枚ずつ読み取り、1枚を1行にした表にまとめてください。列は、会社名・氏名・役職・電話番号・メールアドレスにしてください。

枚数が多いと、行がずれたり読み落としたりすることがあります。

数枚ずつに分けて頼み、結果を確かめながら進めましょう。

4. スプレッドシートに移す

表ができたら、貼り付けやすい形に整えてもらいます。

指示はこれです。

この表を、スプレッドシートに貼り付けられるCSV形式で出力してください。

出力をコピーしてスプレッドシートに貼り付ければ、名刺の一覧ができます。

5. 読み取り結果を確かめる

最後に、元の名刺と見比べて確認します。

指示はこれです。

今の表の中で、読み取りに自信がない文字や項目があれば教えてください。

確認したい箇所を挙げてもらうと、見直す場所を絞りやすくなります。

読み取った後の活用例

一覧ができた後も、続けてChatGPTに作業を頼めます。

活用例 指示文の例
会った日やメモの列を加える 「表の右に『会った日』『話した内容』の列を加えてください」
会社ごとに並べ替える 「会社名の五十音順に並べ替えてください」
お礼メールの下書き 「この方に送る、展示会でのお礼のメールを下書きしてください」

お礼メールを作るときは、氏名や会社名が名刺と合っているかを必ず確かめましょう。

一覧に会った日や話した内容を書き足しておくと、後から連絡するときに役立ちます。

つまづきポイント

  • 数字や記号を読み違える：電話番号の「0」と「O」、メールアドレスの「l」と「1」などは誤読しやすい文字です。

    連絡に使う前に、必ず元の名刺と見比べましょう。

  • 名刺の個人情報をそのまま入力する：名刺には、相手の氏名や連絡先が書かれています。

    会社で受け取った名刺は、生成AIに入力してよいかを社内のルールで確認しましょう。

  • 縦書きや装飾の多い名刺がうまく読めない：レイアウトが複雑な名刺は、項目の区別を間違える場合があります。

    その場合は、1枚ずつ頼み、項目を具体的に指定し直しましょう。

  • 裏面の情報を見落とす：英語表記などが裏面にある名刺は、表と裏を両方撮影して渡します。

さらに深く使いこなすには

名刺の整理のように、手入力の作業をChatGPTに任せる使い方は、ほかの業務にも広げられます。

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