ChatGPTでビジネスメールを作る・添削する方法｜返信・お礼・お詫びの頼み方

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結論から言うと、ChatGPTでビジネスメールを作るときは、先に4つの情報を伝えるのがコツです。

相手・目的・伝えたいこと・トーン（どのくらい丁寧にするか）の4つです。

情報が足りないと、当たりさわりのない文面になり、結局自分で書き直すことになります。

この記事では、場面別の頼み方と、自分で書いたメールを添削してもらう頼み方を整理します。

先に伝える4つの情報

この4つをそろえて頼むと、そのまま下書きに使える文面に近づきます。

受け取ったメールを貼り付け、何をどう返したいかを書き添えます。

「次のメールに返信を書いてください。来週の打ち合わせの候補日として、火曜の午後と木曜の午前を伝えたいです。相手は取引先の担当者で、ていねいなトーンでお願いします」

返したい内容を自分で決めてから頼むのがポイントです。

何に対するお礼かと、具体的な一言を入れると、型どおりの文面になりにくくなります。

「打ち合わせのお礼メールを書いてください。相手は取引先の部長です。今日の打ち合わせで、導入までのスケジュールを具体的に示してもらえたことへのお礼を入れてください」

起きたこと・原因・今後の対応の3つを伝えます。

「資料の送付が予定より1日遅れたことへのお詫びメールを書いてください。原因は社内の確認に時間がかかったためで、本日中に送ります。言い訳に聞こえないよう、簡潔にしてください」

お詫びの文面では、事実と違う約束が入っていないかを特に確かめましょう。

自分で書いた下書きを貼り付けて、直してほしい点を指定します。

「次のメールを、取引先に送るビジネスメールとして添削してください。敬語の誤りと、分かりにくい文を直してください。直した箇所と理由も一覧で示してください」

直した箇所と理由を一緒に出してもらうと、言い回しを覚える材料にもなります。

報告書や案内文など、メール以外の文章の直し方は「ChatGPTで文章を校正する方法」で紹介しています。

宛名・日付・金額をそのまま使う：ChatGPTが作った文面の固有名詞や数字は、必ず元の情報と見比べましょう。
社外秘の情報を貼り付ける：取引先の名前や契約の内容を入力してよいかは、勤務先のルールを先に確かめましょう。

名前を「A社」「担当者」などに置き換えて頼む方法もあります。
丁寧すぎる文面になる：ChatGPTの文面は長くなりがちです。「3行以内で」「結論を先に」と指定しましょう。
できない約束が入る：「必ず」「すぐに」など、自分では決めていない約束が入っていないかを確かめましょう。

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