結論から言うと、ChatGPTで文章を校正するときは、直してほしい点を1つずつ指定するのがコツです。

「校正して」とだけ頼むと、言い回しまで書き換えられ、元の文章から離れてしまうことがあります。

直した箇所と理由を一覧で出してもらい、採用するかは自分で決めましょう。

この記事では、校正の場面別の頼み方と、送る前に人が確かめる点を整理します。

頼む前に決めておく3つのこと

決めること 例
文章の種類 社内向けの報告書、取引先へのメール、社外向けの案内文
直してほしい範囲 誤字脱字だけ、表記ゆれも、敬語も
直し方 元の文章をなるべく変えない、読みやすく直してよい

この3つを先に伝えると、意図しない書き換えを減らせます。

場面別の頼み方

誤字脱字を見つけてもらう

いちばん基本の頼み方です。

「次の文章の誤字脱字を見つけてください。文章は書き換えず、間違っている箇所と正しい表記を一覧で示してください」

「書き換えず」と添えると、元の文章を残したまま確認できます。

表記ゆれをそろえてもらう

同じ言葉の書き方がばらついていないかを確かめます。

「次の文章で、表記ゆれ（例：「お問い合わせ」と「お問合せ」）を探してください。どちらにそろえるかの案と、該当する箇所を一覧で示してください」

社内で決まった表記がある場合は、先にその表記を伝えておきましょう。

敬語を確かめてもらう

社外に出す文章では、敬語の誤りを確かめると安心です。

「次の文章は取引先に送るものです。敬語の誤りや、失礼に聞こえる表現があれば指摘してください。直した案と理由も示してください」

読みやすく直してもらう

誤字の確認が終わってから、最後に頼む段階です。

「次の文章を、意味を変えずに読みやすく直してください。一文が長いところは分けてください。直す前と直したあとを並べて示してください」

前後を並べてもらうと、直しすぎていないかを見比べられます。

校正の進め方

  1. 文章の種類と範囲を伝える：前の節の3つを、指示文の最初に書きます。
  2. 校正する文章を貼り付ける：長い文章は、見出しごとなどに分けて貼り付けます。
  3. 1つの観点ずつ頼む：誤字脱字→表記ゆれ→敬語→読みやすさの順に、1回に1つずつ頼みます。
  4. 一覧を見て採否を決める：指摘をすべて採用せず、1つずつ確かめてから直します。

よく使う指示文をひな形にしておく

毎回同じ条件を書くのは手間です。

よく使う条件は、ひな形にしてメモに残しておくと便利です。

「あなたは文章の校正担当です。次の文章を〈文章の種類〉として校正してください。直す範囲は〈誤字脱字・表記ゆれなど〉です。元の文章はなるべく変えず、直した箇所・直した案・理由を表で示してください」

〈〉の部分だけを、文章に合わせて書き換えて使います。

表で出してもらうと、指摘を1つずつ確かめやすくなります。

校正のあとに人が確かめる点

ChatGPTの校正は、言葉の使い方の確認には役立ちます。

一方で、次の点は自分で確かめる必要があります。

確かめる点 理由
日付・金額・数字 元の資料と合っているかは、ChatGPTには分からない
社名・人名・商品名 正式な表記かどうかは、公式の資料で確かめる
社内で決まった表記 社内のルールを伝えていない場合、別の表記に直されることがある
文章の意図 読みやすく直した結果、伝えたいことが変わっていないかを見る

最後に、直したあとの文章を声に出して読むと、不自然なところに気づきやすくなります。

つまづきポイント

  • 指摘をすべて正しいと思い込む：ChatGPTの指摘にも誤りが含まれることがあります。気になる指摘は、辞書や社内の表記ルールで確かめましょう。

  • 事実や数字まで確かめてもらえると考える：日付・金額・固有名詞が正しいかは、元の資料と自分で見比べる必要があります。

  • 社外秘の文章をそのまま貼り付ける：入力してよい情報かは、勤務先のルールを先に確かめましょう。

    社名や人名を「A社」「担当者」などに置き換えて頼む方法もあります。

  • 一度に全部を頼む：誤字・表記・敬語・読みやすさを同時に頼むと、どこを直したのか分かりにくくなります。

さらに深く使いこなすには

校正をきっかけに、AIを使って文章を書く仕事に広げたいとします。

その場合は、「AIライティングは独学とスクールどちらで学ぶ？」で、学び方を選ぶ目安を紹介しています。

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