結論から言うと、ChatGPTで報告書やマニュアルを作るときは、先に箇条書きのメモを用意するのがコツです。

「報告書を書いて」とだけ頼むと、それらしい文章はできても、中身が実際と違うことがあります。

事実と数字はあなたが用意し、文章の形に整える部分をChatGPTに任せましょう。

この記事では、共通の頼み方と、報告書・マニュアル・日報・企画書の場面別のプロンプト例を紹介します。

メモから下書きにする3つの手順

  1. メモを書く：起きたこと・数字・結論を箇条書きにする。文章になっていなくてよい
  2. 読み手と目的を伝える：誰が読むか、読んだ人に何をしてほしいかを書く
  3. 形式を指定する：見出し・文字数・です・ます調などを指定して下書きにしてもらう

メモには、あなたしか知らない事実を入れます。

ChatGPTはメモにない事実を補うことがあるため、事実はメモの中だけにしておくのが安全です。

共通で使える頼み方

どの文書でも、次の形で頼むと下書きが安定します。

次のメモをもとに、〔文書の種類〕の下書きを作ってください。

・読み手：〔誰が読むか〕
・目的：〔読んだ人にしてほしいこと〕
・形式：〔見出しの有無、文字数、です・ます調など〕
・メモにない事実や数字は書かず、足りない情報は「要確認」と書いてください。

【メモ】
〔箇条書きのメモ〕

最後の「要確認」の一文が大事です。

足りない情報を勝手に埋めず、あなたが確かめる場所を示してもらえます。

文書ごとの頼み方

文書 メモに入れること 頼み方の例
報告書 結果・数字・原因・次の対応 結論を最初に書き、上司が1分で読める長さにしてください
マニュアル 作業の順番・注意点・よくある失敗 初めて作業する人向けに、番号付きの手順にしてください
日報 やったこと・進み具合・困っていること 箇条書きで、明日やることも1行で添えてください
企画書 課題・案・費用・期待する効果 課題・提案・効果の順に見出しを立ててください

報告書

報告書は、結論を最初に置く形にしてもらうと読みやすくなります。

次のメモをもとに、上司あての報告書の下書きを作ってください。
結論を最初に書き、そのあとに理由と次の対応を書いてください。
400字程度、です・ます調でお願いします。

【メモ】
・展示会の来場者数：〔数字〕
・名刺交換：〔数字〕
・反応がよかった製品：〔製品名〕
・次の対応：〔内容〕

研修の報告書なら、メモに「学んだこと」と「仕事でどう使うか」を入れましょう。

マニュアル

マニュアルは、作業の順番どおりにメモを書くのがコツです。

次のメモをもとに、新人向けの作業マニュアルを作ってください。
番号付きの手順にし、注意点は手順の中に「注意」として入れてください。
専門用語には短い説明を添えてください。

【メモ】
〔作業の順番を箇条書きで〕

できあがったら、実際に手順どおりに作業できるかを試してください。

抜けている手順があれば、メモに足して作り直してもらいます。

日報

日報は、毎日同じ形で出せるように、頼み方を保存しておくと便利です。

次のメモを、日報の形に整えてください。
「やったこと」「進み具合」「困っていること」「明日やること」の4つの見出しで、箇条書きにしてください。

【メモ】
〔今日のメモ〕

企画書

企画書は、ChatGPTに構成を考えてもらってから中身を書く方法もあります。

〔課題〕を解決する企画書を作ります。
読み手は〔部長など〕です。
まず見出しの構成だけを提案してください。

構成が決まったら、見出しごとにメモを渡して本文を書いてもらいます。

費用や効果の数字は、必ずあなたが根拠を用意してください。

つまづきポイント

  • メモにない数字が入る：ChatGPTが数字を補うことがあります。下書きの数字は、すべてメモと照らし合わせましょう。

  • 長すぎる下書きになる：文字数や「1分で読める長さ」など、長さを指定すると短くなります。

  • 社内の情報をそのまま入れる：社外秘の情報や個人情報は入れないでください。会社のルールがあれば、それに従いましょう。

  • 言い回しが社内の書き方と違う：過去の報告書の書き方を見本として渡し、それに合わせるよう頼むと近づきます。見本にも社外秘の情報が無いかを確かめてください。

さらに深く使いこなすには

報告書や日報をきっかけに、仕事の作業全体にAIを使いたいとします。

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